Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

SA & W Automotive
Premium Detailing & Car Care
Nautilusweg 16, Utrecht
KvK 53715985
E-mail: basensamdijkstra@gmail.com
Telefoon: 06 12 26 04 92

SA & W Automotive is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

Welke gegevens verwerken we?

Als je een aanvraag doet

Via de configurator (“Behandeling samenstellen”) of het aanvraagformulier verwerken we de gegevens die je zelf invult:

• naam, e-mailadres en telefoonnummer, en je voorkeur om gebeld, geappt of gemaild te worden;
• merk, model, voertuigtype en, als je dat invult, het kenteken van je auto;
• de gekozen behandeling en extra’s, en je antwoorden over de staat van de auto (zoals vervuiling van het interieur, dierenharen en de staat van de lak);
• je voorkeursdatum en dagdeel, en of je gebruik wilt maken van een fiets;
• je opmerkingen en, als je die meestuurt, foto’s van je auto;
• de prijs- en tijdsindicatie die de configurator op basis van je keuzes berekent.

Als we je aanvraag verder afhandelen

Bij het opvolgen van je aanvraag leggen we vast wanneer en hoe we contact met je hebben gehad, met korte notities. Komt het tot een afspraak, dan verwerken we de afspraakgegevens (datum, tijd, behandeling en afgesproken prijs) en het voorstel dat we je sturen. Als je een voorstel online accepteert, leggen we het moment van acceptatie vast, met een gehashte afgeleide van je IP-adres en het type browser, zodat we kunnen aantonen dat het akkoord van jou kwam.

Tijdens de werkzaamheden kunnen we foto’s of video’s maken om de staat van de auto en het uitgevoerde werk vast te leggen. Dat doen we voor de uitvoering en bewijsvoering van de opdracht (zie artikel 3 en 16 van onze algemene voorwaarden).

Technische gegevens

Om misbruik van de formulieren te beperken, slaan we bij een aanvraag een gehashte (versleutelde) afgeleide van je IP-adres en het type browser op. Je IP-adres zelf slaan we daarbij niet leesbaar op. Zoals bij elke website verwerkt onze hostingpartij bij het bezoeken van de website technische gegevens, zoals je IP-adres, om de website te leveren en te beveiligen.

Foto’s die je meestuurt, worden bij het uploaden opnieuw opgeslagen, verkleind en ontdaan van metadata zoals locatiegegevens.

Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke grondslag?

• Je aanvraag beantwoorden, een prijsindicatie geven, een voorstel maken en een afspraak plannen. Grondslag: het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.
• De afgesproken werkzaamheden uitvoeren, contact met je houden over de afspraak en klachten afhandelen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie en administratie. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke (fiscale) administratieplicht.
• Het vastleggen van de staat van de auto en van een geaccepteerd voorstel, zodat we bij vragen of een geschil kunnen laten zien wat er is afgesproken en uitgevoerd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
• Beveiliging van de website en het voorkomen van misbruik van formulieren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.

We gebruiken je gegevens niet voor nieuwsbrieven of andere marketing en we verkopen ze niet. Een aanvraag versturen is geen toestemming voor marketing. Foto’s of video’s waarop je auto herkenbaar is, gebruiken we alleen voor social media of andere commerciële doeleinden als daar een geldige grondslag voor is en we waar nodig vooraf je toestemming hebben gevraagd. Kentekens maken we dan bij voorkeur onherkenbaar.

De configurator berekent automatisch een prijs- en tijdsindicatie op basis van je keuzes. Dat is een vrijblijvende indicatie: de definitieve prijs en planning spreken we altijd persoonlijk met je af. Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor jou.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Aanvragen die niet tot een afspraak leiden, bewaren we zolang dat nodig is om de aanvraag af te handelen. Daarna verwijderen we ze.
• Gegevens van klanten en afspraken bewaren we gedurende de klantrelatie en daarna zolang dat nodig is voor de afhandeling van vragen of klachten over de uitgevoerde werkzaamheden.
• Gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, zoals facturen en de daarbij horende administratie, bewaren we zolang de wet dat vereist (in Nederland in de regel zeven jaar).

Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens. Je kunt ons altijd vragen je gegevens eerder te verwijderen; zie “Jouw rechten”.

Met wie delen we gegevens?

We delen je gegevens alleen met dienstverleners die we nodig hebben om de website en onze dienstverlening te laten werken. Zij verwerken de gegevens in onze opdracht:

• Vercel — hosting van de website. De applicatie draait in een datacenter in Frankfurt (Duitsland).
• Neon — de database waarin aanvragen, afspraken en voorstellen worden opgeslagen, in een datacenter in Frankfurt (Duitsland).
• UploadThing — opslag van de foto’s die je bij een aanvraag meestuurt.
• Resend — verzending van e-mails over je aanvraag, afspraak en voorstel.

Neem je via WhatsApp contact met ons op, of kies je ervoor dat we je via WhatsApp benaderen, dan verloopt dat contact via WhatsApp (Meta). Daarop zijn ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp van toepassing.

We verstrekken gegevens daarnaast alleen aan anderen als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Vercel, Neon, UploadThing en Resend zijn bedrijven die in de Verenigde Staten zijn gevestigd. Ook als gegevens in de EU worden opgeslagen, kan het daardoor voorkomen dat gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of ingezien, bijvoorbeeld voor beheer en ondersteuning. Waar dat gebeurt, mag dat alleen met passende waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde bedrijven) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Cookies

We gebruiken alleen cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om de website te laten werken. We gebruiken geen analytische, tracking- of advertentiecookies. Lees meer in onze cookieverklaring.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. De website werkt uitsluitend via een beveiligde verbinding (HTTPS), toegang tot aanvragen is beperkt tot medewerkers van SA & W Automotive met een persoonlijk account, en persoonlijke links naar voorstellen zijn niet te raden. Heb je toch de indruk dat er iets mis is met de beveiliging, laat het ons dan direct weten.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerkingen die we baseren op ons gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen, voor zover de verwerking is gebaseerd op een overeenkomst of toestemming;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor verwerkingen daarvóór.

Stuur je verzoek naar basensamdijkstra@gmail.com. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren. Sommige gegevens moeten we wettelijk bewaren; die kunnen we dan niet verwijderen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Als onze werkwijze of de website verandert, passen we deze privacyverklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.